⑴ 如何開展一個高效的團隊會議
1. 主會人的作用不僅僅是發起會議這么簡單，你要把控會議進度和方向。如果會議規模是5個人，你還可以自己去組織他們參加，但如果參會人超過20人你乾脆讓別人來協調開會這件事兒，自己則應該把有限的精力放在如何掌控會議方向上。參會者說話不合時宜或者偏離主題，主會人要及時發現；在大家討論遇冷的時候及時拋出意見，刺激團隊頭腦風暴；及時發現小組成員的困惑或誤解，私下溝通。
2. 秘書的工作也不僅僅是做會議紀錄這么簡單，你是落實會議的重要環節。員工每天輾轉於各個會議中，會議室也分時間段被各種主題的會議排滿。每次開會的主題內容總是轉瞬即逝，因此簡明扼要的會議紀錄將會在未來的執行過程中起指導作用。那麼做會議紀錄的人將會成為你思想表達的工程師、分析師或是銷售員，可見找個文筆好理解能力強的秘書多麼重要。
3. 充分發揮「開會」這種形式的長處進行信息共享。如果開會時總是主會人在不斷下發命令、安排計劃，參會者感受到的參與度就很低，也會降低對會議內容的關注程度。所以如果你主持會議，一定保證預留與部分時間讓大家發表意見，帶動參會者參與討論。通用首席執行官瑪麗·巴拉（Mary Barra）十分注重為每個人提供表達想法的機會，甚至有意地讓不同知識背景、不同理念的人坐在同一張會議桌上進行討論，充分聽取差異化人才的建議。
4. 鼓勵員工自己設定工作目標。相比於被動地接受命令執行工作，主動情緒更能營造健康的辦公氛圍，同時也讓員工更加積極地完成任務。員工精力會被更多地花費在克服困難上，而不是尋找拖延的借口。領導者在者當中發揮的作用就是督促員工給自己允諾下的工作目標定下時間期限。任何工作都要有明確的完成期限，和進度表。
擁有35年培訓經驗的企業管理顧問保羅·阿克斯特爾（Paul Axtell）說，員工都希望自己在老闆面前表現得很可靠，因此更有動力去完成親口承諾的事情，但要注意要求他們在給這個承諾加一個時間限制，讓這個承諾無懈可擊。
5. 幻燈片、演示文稿不一定是好的表達方式。當一個PPT開始播放時，人們的思維也會被變換的圖片所吸引而限制發散性的思考。但是開會的目的難道不是為了討論工作計劃嗎？幻燈片這種容易分散精力的展示方法已經開始被很多管理者嫌棄了，亞馬遜、雅虎、Facebook等公司的CEO帶頭摒棄繁復的演示方法，瑞士甚至為此成立了一個反PPT的政黨APPP（Anti PowerPoint），呼籲舉行全民公決禁止使用PPT。
6. 快停止點名簽到，這會讓參會者感到壓抑。會前點名讓大家覺得你在等著抓他們的錯誤，會形成一種被操控的感覺。如果你期待接下來的氣氛是平等對話、輕松表達和頭腦風暴，就在開局奠定一個愉悅的基調。那對於那些開會遲到的人怎麼處理呢？從效率的角度看當然不能對這種行為置之不理，散會時候私下提點一句好了。
⑵ 如何降低視頻會議成本
當您使用網路視頻會議服務的時候，跟會議相關的成本包含了通信費用以及會議服務費用。除此之外，企業在管理、培訓和幫助終端用戶正確使用的過程中，也會產生間接成本。因此，全時致力於提供能幫助客戶降低總體擁有成本的會議服務方案：
全時提供統一會議，幫助客戶以一個價格使用兩種會議產品(電話會議與網路會議)，降低會議服務費用
客戶可以根據使用需求，選擇最適合自己的需求的商業模式，降低會議使用成本。全時目前提供按分鍾、按埠和按賬號的計費模式
全時推出融合語音服務，可支持參會人在會中隨時切換VoIP和PSTN，幫助客戶降低通信成本
全時已經在50個國家及地區開通海外接入號碼，實現客戶本地接入，免除用戶國際長途通信成本；通過國內專網和統一接入號，幫助客戶降低國內長途通信費用
提供國際IP解決方案，通過 IP 網路傳輸語音，幫助客戶實現零國際通信費用
除了上述方式可以降低直接會議成本之外，對於企業關注的簡介成本方面，全時也採取多種手段協助企業降低成本：全時提供端到端的專業會議服務，幫助客戶降低管理成本：會前通知和溫馨提醒服務、會中在線服務、會後服務報告以及財務分賬、對賬、出賬等財務管理服務。全時為跨國企業以及大客戶專門配置大客戶服務經理，提供企業用戶賬號開通等培訓，以及溫馨提醒通知終端用戶不恰當的會議服務使用行為等建議服務。
⑶ 如何高效辦會節約會議成本
對於許多企業來說，控制運營成本是其中一種相對直接、有效的途徑。眾所周知，在這筆運營成本中會議、差旅等方面的費用往往占據相當高的比例，要想控制運營成本，就必須大幅縮減這塊的開支。代化的企業管理離不開信息系統，而只有有效的將信息系統與企業自身的需求結合起來，才能為企業管理的提升、競爭力的打造所用。
⑷ 如何更好得控制會議成本
一、交通 ▲將會議安排在臨近的區域范圍內。隨著汽油價格上漲，交通費用在不斷增加。為了將交通費用降低到最低點，要盡可能將會議安排在距離大多數參會代表住宿地點比較近的地方，或者盡可能找一個參會代表可以步行到會場的會議中心去開會。 ▲引導同城的參會代表乘坐公共交通工具到會議現場，特別是會議中心正好有停靠站的。通常情況下，乘坐公共交通工具比安排專車穿城接送速度要快，比乘坐計程車價格要低。 ▲將迎送服務改為報銷機場班車、公交車或地鐵發票。 ▲在與酒店、度假村商談的時候，要求他們免費為嘉賓提供來去酒店的專車服務，而且要預留免費的停車位。 ▲要求當地的計程車公司為參會代表到展覽現場、餐館以及景點提供打折服務。 ▲使用航空公司的貴賓休息室為會議團隊提供迎送服務。 ▲旅行要錯過高峰期(一大早或晚上)。 ▲問一問酒店是否提供機場免費接送服務。 ▲讓會議中心為參會代表在轉移時提供一些必要的暫時休息場所。 ▲讓贊助商支付班車費用，作為交換，可以在酒店班車的宣傳牌、會議中心的班車停靠站以及班車上為他們做廣告。 ▲搞清楚需要多少台客車，預訂恰當的座位容量。 ▲如果你的大部分團隊成員體力比較好的話，可以將酒店訂在會議中心附近步行的范圍內，無需提供接送服務。如果這樣做的話，一定在你的注冊材料中寫清楚，讓參會代表都知道。 ▲如果你的參會代表中有許多殘疾人，盡量將他們安排在一個或相近的幾個酒店中，以便於集中安排殘疾人車輛。 二、會務組成員 ▲僱傭現場注冊和服務人員，不用為會務組成員付交通費。 ▲了解當地的加班限制和規定。 ▲安排會務組成員在正常工作時間內開展工作，避免加班。 ▲按天為會務組成員提供差旅補助，精確地規劃出他們在餐飲和交通費用方面的許可范圍。 ▲盡可能多用實習生和志願者。 了解更多，請點擊http://www.31huiyi.com/news/%e5%b9%b4%e4%bc%9a/762
⑸ 怎樣降低會議成本
隨著企業自身的壯大，逐漸從小生意逐漸演變成大的企業，公司的組織架構也隨之膨脹壯大，帶來的不僅僅是人力成本的增加，同時在處理業務流程時信息溝通的成本也隨之增加，由於業務信息溝通不暢，各部門之間信息流通不順利，都會導致信息溝通的成本增加，影響管理層面的決策。如何降低企業內部的溝通成本是很多企業面臨的問題。有哪些工具可以幫助解決這個問題呢？
信息可視化：企業管理者需要思考整個業務流程中涉及到的部門，如何進行跨部門的信息可視化，來減少業務流過程中的信息閉塞的問題。信息可視化的方法很多，流程可以通過各種泳道圖流程圖來實現，而各種業務業績則可以通過業務指標來實現。
層級會議： 信息如何有效的從底層傳遞到管理層，而管理層的決策如何盡快的傳達到底層，可以通過層級會議的制定來完成，可以每天將層及會議設置為幾層，對於中小型企業，3層就夠了，層級會議層數越多，信息的傳遞有可能就產生偏差，會影響最終決策的質量。如果一個部門內有分支組織，則部門內的層級為兩層，而跨部門的層及會議可以為第三層。部門內分支組織在一層會議每天匯報工作進展，遇到需要跨分支組織的問題，則可以匯報到二層會議，各個分支組織主管在二層會議中決策各個分支組織的信息是否需要上升到跨部門的三層會議，而三層會議則是由各個部門的管理層組成，來進行管理層決策並反饋給各個部門。每個層級會議針對的業務操作及業務范圍不同，層級越低，所針對的業務也具體。而三層更多真多整個組織的業務流程。
降低企業內部的溝通成本和企業的組織架構也有很大的關系，現代企業流行扁平化的管理方式，即從底層員工到企業最高管理層不超過4層，而扁平化的管理組織架構帶來的信息溝通也隨之降低。信息可視化，層及會議與組織架構都是相配合。
⑹ 如何做到組織會議要厲行節儉的原則
要嚴格遵照中央文件精神，切實把厲行勤儉節約、反對鋪張浪費的要求落實到實際工作中。以更高的標准、更嚴的要求、更實的做法，堅決執行好、落實好中央精神。要大力精簡會議，嚴格控制會議經費。堅持可開可不開的會議不開，可合並召開的會議合並召開，必須要召開的會議也要控制會期和規模，盡可能利用視頻會議形式召開，節約會議成本。要簡化公務接待，按照熱情、文明、節儉的原則做好接待工作，嚴格控制接待范圍和標准，切實降低公務接待支出。
⑺ 組織一個部門主管的降低成本會議,如何開展
不知道貴司想要降低的成本到底是什麼，所有成本？
如果說是所有成本那對於不同的環境，採用的方式肯定是不一樣的。如果是想組織一次討論會，參考建議如下：
1、將會議主題內容下發到各部門主管；
2、要求每個主管將發言的內容或想法提交上來；
3、再進行統一的時間安排，舉行會議；
4、討論後，將整理出的建議以及公司的實施方案公布；
5、將所有人員列入降低成本工作人員，分配工作任務及標准。
會議結束
人和時間是企業最大的成本，如果控製得當會得到非常豐厚的收益。
⑻ 如何節約會議成本
任何工作都會伴隨著一定的人力、物力的消耗，舉辦會議公司如此，隨著會議節奏的日益緊密，如何降低會議預算，提高會議效率已成為每個會議人員的工作重心之一。
一、時間就是金錢
如果會議日期的安排具備一定的靈活性，那麼十有八九能為你節約費用。考慮好每周和每年中酒店業務的高峰和低谷時期，將酒店需要「疲於應付」的高峰時期找出來。
二、坦誠溝通
要了解對你的會議來說哪些是最重要的，列出輕重緩急。在你的需求建議書中，明確、直接地告知對方你認為最重要的條件，將此條件作為競標的內容之一。
「如果某供應商很長時間才作出回復或者表示無法和你合作，你要繼續和它溝通。他們需要先了解你的公司背景，然後才和你做這筆生意。」邁斯特說。
三、尋找價值點
在經濟疲軟時期，會議數量銳減，取消會議的情況經常發生，這個時候要尋找酒店的優惠條件。不要害怕詢問對方能夠提供什麼優惠條件。「還有你的銷售代表不必一定要讓對方答應所有條件，因為這些條件通常只是公司層面一廂情願的想法。」
四、仔細觀察會議滿意度
用顯微鏡來觀察會議吧，注意所有不能直接為會議滿意度或參會者體驗感「加分」的細節支出。幾位參會者注意到只是讓大家不使用瓶裝水就能節省一筆費用。在一
次為期三天的會議中，一位協會的會議策劃者引以為豪地說，取消瓶裝水供應為他節省了67,000美元。還有一個策略：通過提升優勝者的住宿級別或者在會後
增加旅行激勵獎的方法，將績效獎和會議預算結合在一起.
五、選擇會議地點要有目的性
會議地點和安排的活動要與公司要實現的目標相匹配。一個高層管理者的舒心健體活動比傳統的度假旅遊效果要好，而生態旅遊和志願者活動正在成為大家的期望所
在。「但是人們再也不想造自行車了，」邁斯特說。「造自行車」指的是那些局限於酒店會議廳的活動。她說參會者喜歡融入他們所參觀的地方。密切關注匯率是另
一個有目的地選擇會議地點的方法。邁斯特提醒說，很有具有異國風情的目的地，比如南美、非洲和亞洲，經濟實惠，性價比之高出人意料。
六、按需采購
在談判條件時，一些消費品，如會間咖啡和酒吧消費，要按人次計算。一位參會者指出，如果你真的吃剩下了，要記住這些剩餘的東西都是你的。他要求將早餐剩餘
的食物在上午會間休息時使用，而剩餘的甜品則用於晚上的宴會。還有一個小竅門：酒店一般都有儲存道具的房間，問一問道具間里有沒有能為你的會議或宴會增加
生氣的東西，或許你能廉價或免費使用這些道具。
七、重視距離問題
國內新建酒店和飯店陸續開業的很多，它們足以讓您的會議參與者和獎勵旅遊參與者滿意而歸。就近選擇避免因倒時差而帶來的不適，還能讓國內經濟活起來，邁斯特說道。
八、嘗試打包方案
邁斯特注意到「今年推出全服務打包價格的酒店增加了很多，這種方式讓客戶能夠預見要花的費用。」聽眾中有一位會議策劃者提醒大家說，有一點很重要，就是要知道哪些服務是包含在打包方案里的，哪些服務是不包含的，為此你自己要親自去考察酒店。
九、重視郵輪會議
郵輪會議和全服務打包酒店的預算控制方法類似。如果使用美元支付，郵輪會議能讓你獲得國際旅行的享受，這樣的會議帶上愛人或其他家屬是再合適不過了。
十、匯率保障
提前支付國際會議的保證金能確保預算額不受通貨膨脹或貨幣波動的影響。「我們的國際供應商一直樂意將匯率固定，而我也樂意接受。」邁斯特說道。
⑼ 如何提高會議的效率和效益
不知道大家有沒有發現，你們的會議可能會由於冗長的節奏 、臨場發揮的偏題和模糊不清的結論而變得漫長和低效率 。
建議你這樣試試看：
會前目標和任務的透明化 ，即每個人都知道團隊開會要做什麼，可以幫助加速團隊分工；
會中進度和會後結果的透明化 ，即每個人都知道團隊當前做的成果是什麼樣的，幫助團隊培養信息共享意識；
想要保證會議效率，提高會議效益，一定要做到協同辦公，真正聚集到團隊強大的力量。
Room Kit 硬體終端，高清雙屏電視機，支持無線投屏，是協同辦公的好幫手。
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趕快用這個方法去開展一次高效的會議吧～