❶ 員工總是存在超額報銷，怎麼杜絕
報銷單通常存在哪些虛假的報銷形式呢？
01、缺乏正規發票
這個比較普遍，有的采購部員工找一些借口，說某些采買無法正常提供發票，只有收據，更有甚者連收據都沒有。常見於采購五金小件，那些小商店多半都不會開發票，收據也是隨便亂開，你告訴他開多少老闆就給你開多少。再則五金件價格也不固定，一件多個兩三元你根本無法查證。
再比如員工告訴你因為某個原因導致發票丟失的，這個也要引起高度重視，正常員工的報銷單據都會妥善保存，因為涉及到錢財的問題，但是也不排除個別員工真的粗心大意弄丟了。你不給他報吧，傷了員工的心，你給他報吧，又沒有憑據，萬一是假的怎麼辦？
02、頂額報銷
舉個簡單的例子，公司差旅費報銷制度明確規定，一線城市的住宿費不得超過500元/晚，二線城市的住宿費不得超過400元/晚，然後我們有個員工無論出差去往哪個城市，無論在哪個酒店入住，一線都是500、二線都是400的報銷單填上來。
他的主管領導肯定是照單簽字的，對於這種情況，智商正常的人略加思考就能發現其中的貓膩。住宿價格千差萬別，每天每個時段都不一樣，而員工卻能做到始終如一，這不是作假是什麼？往嚴重了說就說職務侵佔。但是單據上你還真看不出什麼瑕疵來，因為人家實際開具的就是這么多的發票，出差申請、審批各項手續完善，基於公司財務管理制度你沒有理由不給過。
其實關於發票這個真的是很好操作，你跟商家談好，稅點你承擔，再給點好處費，給你多開幾百塊的發票，沒有幾個不願意乾的，而且現在小規模納稅人稅率優惠得很，一季度45萬以內都不用交稅，很多商家會賺這一筆小錢。
03、價格或者用量虛高
如某某員工跟你說，一件公司急需的商品只有某個廠家有，所以價格會比平時高出不少，你買不買？大多數時候生產或者客戶需要，還真得買，再貴都得買。
說不定這裡面就摻雜了個人利益在裡面，兩百報三百，三個報五個，這都是司空見慣的招數。
04、憑空捏造
這類報銷常見於業務招待費，業務員給你說某天和某個客戶去吃飯，維護關系，實際上是壓根沒有去找客戶，只是拿了些自己的餐飲費來報銷，一來顯示自己工作盡心盡力，二來還可以多幾百塊收入，何樂而不為？
這類報銷方式很隱蔽，基本查無可查，因為你沒辦法證明招待費的真實性，總不能打電話給客戶問某年某月某日你是不是和我們業務員去吃飯啦？別人肯定會白你一眼。
在財務管理過程中，要懂得繞彎，懂得曲線解決，懂得用柔和的手腕，巧妙地利用手中的權力，為自己開展工作創造更好的環境，這才是更成熟的處事之道。
1、重視「特殊費用」的控制
所謂「特殊費用」即可能存在「貓膩」的費用，比如差旅費的超支可能是因為互相攀比或愛面子；比如所謂的業務招待費，在多數企業已經演變成了「吃喝玩樂費」，再比如會議費、培訓費、辦公用品費等，都容易滋生腐敗。
2、重視高管費用的控制
高管的職務消費一直是監控的難題，管理稍有不慎，職務消費就可能成為費用大頭。監控高管職務消費，應重點關註：
敏感費用科目，如業務招待費、培訓費、會議費、差旅費、辦公用品費，這些科目貓膩較多；
❷ 費用報銷，如何避免重復報銷
可以使用費耘電子發票管理系統，來進行電子發票報銷的查重管理。批量上傳電子發票，系統將自動與資料庫的數據進行比對，如果之前提交過相同的電子發票，就會提示重復錄入並且標記預警發票狀態；如果之前沒有錄入過，點擊提交，就能夠將發票全結構化信息自動生成台賬，隨時支持表格導出，電子發票原件隨時可以下載。
另外系統支持員工賬號登錄進行發票錄入，不會受地域和設備的限制，所以報銷人員錄入的發票會同步到財務的台賬中，信息同步實時更新，無論何時何地報銷都不會出現發票重復錄入的情況。
