⑴ 如何开展一个高效的团队会议
1. 主会人的作用不仅仅是发起会议这么简单，你要把控会议进度和方向。如果会议规模是5个人，你还可以自己去组织他们参加，但如果参会人超过20人你干脆让别人来协调开会这件事儿，自己则应该把有限的精力放在如何掌控会议方向上。参会者说话不合时宜或者偏离主题，主会人要及时发现；在大家讨论遇冷的时候及时抛出意见，刺激团队头脑风暴；及时发现小组成员的困惑或误解，私下沟通。
2. 秘书的工作也不仅仅是做会议纪录这么简单，你是落实会议的重要环节。员工每天辗转于各个会议中，会议室也分时间段被各种主题的会议排满。每次开会的主题内容总是转瞬即逝，因此简明扼要的会议纪录将会在未来的执行过程中起指导作用。那么做会议纪录的人将会成为你思想表达的工程师、分析师或是销售员，可见找个文笔好理解能力强的秘书多么重要。
3. 充分发挥“开会”这种形式的长处进行信息共享。如果开会时总是主会人在不断下发命令、安排计划，参会者感受到的参与度就很低，也会降低对会议内容的关注程度。所以如果你主持会议，一定保证预留与部分时间让大家发表意见，带动参会者参与讨论。通用首席执行官玛丽·巴拉（Mary Barra）十分注重为每个人提供表达想法的机会，甚至有意地让不同知识背景、不同理念的人坐在同一张会议桌上进行讨论，充分听取差异化人才的建议。
4. 鼓励员工自己设定工作目标。相比于被动地接受命令执行工作，主动情绪更能营造健康的办公氛围，同时也让员工更加积极地完成任务。员工精力会被更多地花费在克服困难上，而不是寻找拖延的借口。领导者在者当中发挥的作用就是督促员工给自己允诺下的工作目标定下时间期限。任何工作都要有明确的完成期限，和进度表。
拥有35年培训经验的企业管理顾问保罗·阿克斯特尔（Paul Axtell）说，员工都希望自己在老板面前表现得很可靠，因此更有动力去完成亲口承诺的事情，但要注意要求他们在给这个承诺加一个时间限制，让这个承诺无懈可击。
5. 幻灯片、演示文稿不一定是好的表达方式。当一个PPT开始播放时，人们的思维也会被变换的图片所吸引而限制发散性的思考。但是开会的目的难道不是为了讨论工作计划吗？幻灯片这种容易分散精力的展示方法已经开始被很多管理者嫌弃了，亚马逊、雅虎、Facebook等公司的CEO带头摒弃繁复的演示方法，瑞士甚至为此成立了一个反PPT的政党APPP（Anti PowerPoint），呼吁举行全民公决禁止使用PPT。
6. 快停止点名签到，这会让参会者感到压抑。会前点名让大家觉得你在等着抓他们的错误，会形成一种被操控的感觉。如果你期待接下来的气氛是平等对话、轻松表达和头脑风暴，就在开局奠定一个愉悦的基调。那对于那些开会迟到的人怎么处理呢？从效率的角度看当然不能对这种行为置之不理，散会时候私下提点一句好了。
⑵ 如何降低视频会议成本
当您使用网络视频会议服务的时候，跟会议相关的成本包含了通信费用以及会议服务费用。除此之外，企业在管理、培训和帮助终端用户正确使用的过程中，也会产生间接成本。因此，全时致力于提供能帮助客户降低总体拥有成本的会议服务方案：
全时提供统一会议，帮助客户以一个价格使用两种会议产品(电话会议与网络会议)，降低会议服务费用
客户可以根据使用需求，选择最适合自己的需求的商业模式，降低会议使用成本。全时目前提供按分钟、按端口和按账号的计费模式
全时推出融合语音服务，可支持参会人在会中随时切换VoIP和PSTN，帮助客户降低通信成本
全时已经在50个国家及地区开通海外接入号码，实现客户本地接入，免除用户国际长途通信成本；通过国内专网和统一接入号，帮助客户降低国内长途通信费用
提供国际IP解决方案，通过 IP 网络传输语音，帮助客户实现零国际通信费用
除了上述方式可以降低直接会议成本之外，对于企业关注的简介成本方面，全时也采取多种手段协助企业降低成本：全时提供端到端的专业会议服务，帮助客户降低管理成本：会前通知和温馨提醒服务、会中在线服务、会后服务报告以及财务分账、对账、出账等财务管理服务。全时为跨国企业以及大客户专门配置大客户服务经理，提供企业用户账号开通等培训，以及温馨提醒通知终端用户不恰当的会议服务使用行为等建议服务。
⑶ 如何高效办会节约会议成本
对于许多企业来说，控制运营成本是其中一种相对直接、有效的途径。众所周知，在这笔运营成本中会议、差旅等方面的费用往往占据相当高的比例，要想控制运营成本，就必须大幅缩减这块的开支。代化的企业管理离不开信息系统，而只有有效的将信息系统与企业自身的需求结合起来，才能为企业管理的提升、竞争力的打造所用。
⑷ 如何更好得控制会议成本
一、交通 ▲将会议安排在临近的区域范围内。随着汽油价格上涨，交通费用在不断增加。为了将交通费用降低到最低点，要尽可能将会议安排在距离大多数参会代表住宿地点比较近的地方，或者尽可能找一个参会代表可以步行到会场的会议中心去开会。 ▲引导同城的参会代表乘坐公共交通工具到会议现场，特别是会议中心正好有停靠站的。通常情况下，乘坐公共交通工具比安排专车穿城接送速度要快，比乘坐出租车价格要低。 ▲将迎送服务改为报销机场班车、公交车或地铁发票。 ▲在与酒店、度假村商谈的时候，要求他们免费为嘉宾提供来去酒店的专车服务，而且要预留免费的停车位。 ▲要求当地的出租车公司为参会代表到展览现场、餐馆以及景点提供打折服务。 ▲使用航空公司的贵宾休息室为会议团队提供迎送服务。 ▲旅行要错过高峰期(一大早或晚上)。 ▲问一问酒店是否提供机场免费接送服务。 ▲让会议中心为参会代表在转移时提供一些必要的暂时休息场所。 ▲让赞助商支付班车费用，作为交换，可以在酒店班车的宣传牌、会议中心的班车停靠站以及班车上为他们做广告。 ▲搞清楚需要多少台客车，预订恰当的座位容量。 ▲如果你的大部分团队成员体力比较好的话，可以将酒店订在会议中心附近步行的范围内，无需提供接送服务。如果这样做的话，一定在你的注册材料中写清楚，让参会代表都知道。 ▲如果你的参会代表中有许多残疾人，尽量将他们安排在一个或相近的几个酒店中，以便于集中安排残疾人车辆。 二、会务组成员 ▲雇佣现场注册和服务人员，不用为会务组成员付交通费。 ▲了解当地的加班限制和规定。 ▲安排会务组成员在正常工作时间内开展工作，避免加班。 ▲按天为会务组成员提供差旅补助，精确地规划出他们在餐饮和交通费用方面的许可范围。 ▲尽可能多用实习生和志愿者。 了解更多，请点击http://www.31huiyi.com/news/%e5%b9%b4%e4%bc%9a/762
⑸ 怎样降低会议成本
随着企业自身的壮大，逐渐从小生意逐渐演变成大的企业，公司的组织架构也随之膨胀壮大，带来的不仅仅是人力成本的增加，同时在处理业务流程时信息沟通的成本也随之增加，由于业务信息沟通不畅，各部门之间信息流通不顺利，都会导致信息沟通的成本增加，影响管理层面的决策。如何降低企业内部的沟通成本是很多企业面临的问题。有哪些工具可以帮助解决这个问题呢？
信息可视化：企业管理者需要思考整个业务流程中涉及到的部门，如何进行跨部门的信息可视化，来减少业务流过程中的信息闭塞的问题。信息可视化的方法很多，流程可以通过各种泳道图流程图来实现，而各种业务业绩则可以通过业务指标来实现。
层级会议： 信息如何有效的从底层传递到管理层，而管理层的决策如何尽快的传达到底层，可以通过层级会议的制定来完成，可以每天将层及会议设置为几层，对于中小型企业，3层就够了，层级会议层数越多，信息的传递有可能就产生偏差，会影响最终决策的质量。如果一个部门内有分支组织，则部门内的层级为两层，而跨部门的层及会议可以为第三层。部门内分支组织在一层会议每天汇报工作进展，遇到需要跨分支组织的问题，则可以汇报到二层会议，各个分支组织主管在二层会议中决策各个分支组织的信息是否需要上升到跨部门的三层会议，而三层会议则是由各个部门的管理层组成，来进行管理层决策并反馈给各个部门。每个层级会议针对的业务操作及业务范围不同，层级越低，所针对的业务也具体。而三层更多真多整个组织的业务流程。
降低企业内部的沟通成本和企业的组织架构也有很大的关系，现代企业流行扁平化的管理方式，即从底层员工到企业最高管理层不超过4层，而扁平化的管理组织架构带来的信息沟通也随之降低。信息可视化，层及会议与组织架构都是相配合。
⑹ 如何做到组织会议要厉行节俭的原则
要严格遵照中央文件精神，切实把厉行勤俭节约、反对铺张浪费的要求落实到实际工作中。以更高的标准、更严的要求、更实的做法，坚决执行好、落实好中央精神。要大力精简会议，严格控制会议经费。坚持可开可不开的会议不开，可合并召开的会议合并召开，必须要召开的会议也要控制会期和规模，尽可能利用视频会议形式召开，节约会议成本。要简化公务接待，按照热情、文明、节俭的原则做好接待工作，严格控制接待范围和标准，切实降低公务接待支出。
⑺ 组织一个部门主管的降低成本会议,如何开展
不知道贵司想要降低的成本到底是什么，所有成本？
如果说是所有成本那对于不同的环境，采用的方式肯定是不一样的。如果是想组织一次讨论会，参考建议如下：
1、将会议主题内容下发到各部门主管；
2、要求每个主管将发言的内容或想法提交上来；
3、再进行统一的时间安排，举行会议；
4、讨论后，将整理出的建议以及公司的实施方案公布；
5、将所有人员列入降低成本工作人员，分配工作任务及标准。
会议结束
人和时间是企业最大的成本，如果控制得当会得到非常丰厚的收益。
⑻ 如何节约会议成本
任何工作都会伴随着一定的人力、物力的消耗，举办会议公司如此，随着会议节奏的日益紧密，如何降低会议预算，提高会议效率已成为每个会议人员的工作重心之一。
一、时间就是金钱
如果会议日期的安排具备一定的灵活性，那么十有八九能为你节约费用。考虑好每周和每年中酒店业务的高峰和低谷时期，将酒店需要“疲于应付”的高峰时期找出来。
二、坦诚沟通
要了解对你的会议来说哪些是最重要的，列出轻重缓急。在你的需求建议书中，明确、直接地告知对方你认为最重要的条件，将此条件作为竞标的内容之一。
“如果某供应商很长时间才作出回复或者表示无法和你合作，你要继续和它沟通。他们需要先了解你的公司背景，然后才和你做这笔生意。”迈斯特说。
三、寻找价值点
在经济疲软时期，会议数量锐减，取消会议的情况经常发生，这个时候要寻找酒店的优惠条件。不要害怕询问对方能够提供什么优惠条件。“还有你的销售代表不必一定要让对方答应所有条件，因为这些条件通常只是公司层面一厢情愿的想法。”
四、仔细观察会议满意度
用显微镜来观察会议吧，注意所有不能直接为会议满意度或参会者体验感“加分”的细节支出。几位参会者注意到只是让大家不使用瓶装水就能节省一笔费用。在一
次为期三天的会议中，一位协会的会议策划者引以为豪地说，取消瓶装水供应为他节省了67,000美元。还有一个策略：通过提升优胜者的住宿级别或者在会后
增加旅行激励奖的方法，将绩效奖和会议预算结合在一起.
五、选择会议地点要有目的性
会议地点和安排的活动要与公司要实现的目标相匹配。一个高层管理者的舒心健体活动比传统的度假旅游效果要好，而生态旅游和志愿者活动正在成为大家的期望所
在。“但是人们再也不想造自行车了，”迈斯特说。“造自行车”指的是那些局限于酒店会议厅的活动。她说参会者喜欢融入他们所参观的地方。密切关注汇率是另
一个有目的地选择会议地点的方法。迈斯特提醒说，很有具有异国风情的目的地，比如南美、非洲和亚洲，经济实惠，性价比之高出人意料。
六、按需采购
在谈判条件时，一些消费品，如会间咖啡和酒吧消费，要按人次计算。一位参会者指出，如果你真的吃剩下了，要记住这些剩余的东西都是你的。他要求将早餐剩余
的食物在上午会间休息时使用，而剩余的甜品则用于晚上的宴会。还有一个小窍门：酒店一般都有储存道具的房间，问一问道具间里有没有能为你的会议或宴会增加
生气的东西，或许你能廉价或免费使用这些道具。
七、重视距离问题
国内新建酒店和饭店陆续开业的很多，它们足以让您的会议参与者和奖励旅游参与者满意而归。就近选择避免因倒时差而带来的不适，还能让国内经济活起来，迈斯特说道。
八、尝试打包方案
迈斯特注意到“今年推出全服务打包价格的酒店增加了很多，这种方式让客户能够预见要花的费用。”听众中有一位会议策划者提醒大家说，有一点很重要，就是要知道哪些服务是包含在打包方案里的，哪些服务是不包含的，为此你自己要亲自去考察酒店。
九、重视邮轮会议
邮轮会议和全服务打包酒店的预算控制方法类似。如果使用美元支付，邮轮会议能让你获得国际旅行的享受，这样的会议带上爱人或其他家属是再合适不过了。
十、汇率保障
提前支付国际会议的保证金能确保预算额不受通货膨胀或货币波动的影响。“我们的国际供应商一直乐意将汇率固定，而我也乐意接受。”迈斯特说道。
⑼ 如何提高会议的效率和效益
不知道大家有没有发现，你们的会议可能会由于冗长的节奏 、临场发挥的偏题和模糊不清的结论而变得漫长和低效率 。
建议你这样试试看：
会前目标和任务的透明化 ，即每个人都知道团队开会要做什么，可以帮助加速团队分工；
会中进度和会后结果的透明化 ，即每个人都知道团队当前做的成果是什么样的，帮助团队培养信息共享意识；
想要保证会议效率，提高会议效益，一定要做到协同办公，真正聚集到团队强大的力量。
Room Kit 硬件终端，高清双屏电视机，支持无线投屏，是协同办公的好帮手。
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赶快用这个方法去开展一次高效的会议吧～