❶ 员工总是存在超额报销，怎么杜绝
报销单通常存在哪些虚假的报销形式呢？
01、缺乏正规发票
这个比较普遍，有的采购部员工找一些借口，说某些采买无法正常提供发票，只有收据，更有甚者连收据都没有。常见于采购五金小件，那些小商店多半都不会开发票，收据也是随便乱开，你告诉他开多少老板就给你开多少。再则五金件价格也不固定，一件多个两三元你根本无法查证。
再比如员工告诉你因为某个原因导致发票丢失的，这个也要引起高度重视，正常员工的报销单据都会妥善保存，因为涉及到钱财的问题，但是也不排除个别员工真的粗心大意弄丢了。你不给他报吧，伤了员工的心，你给他报吧，又没有凭据，万一是假的怎么办？
02、顶额报销
举个简单的例子，公司差旅费报销制度明确规定，一线城市的住宿费不得超过500元/晚，二线城市的住宿费不得超过400元/晚，然后我们有个员工无论出差去往哪个城市，无论在哪个酒店入住，一线都是500、二线都是400的报销单填上来。
他的主管领导肯定是照单签字的，对于这种情况，智商正常的人略加思考就能发现其中的猫腻。住宿价格千差万别，每天每个时段都不一样，而员工却能做到始终如一，这不是作假是什么？往严重了说就说职务侵占。但是单据上你还真看不出什么瑕疵来，因为人家实际开具的就是这么多的发票，出差申请、审批各项手续完善，基于公司财务管理制度你没有理由不给过。
其实关于发票这个真的是很好操作，你跟商家谈好，税点你承担，再给点好处费，给你多开几百块的发票，没有几个不愿意干的，而且现在小规模纳税人税率优惠得很，一季度45万以内都不用交税，很多商家会赚这一笔小钱。
03、价格或者用量虚高
如某某员工跟你说，一件公司急需的商品只有某个厂家有，所以价格会比平时高出不少，你买不买？大多数时候生产或者客户需要，还真得买，再贵都得买。
说不定这里面就掺杂了个人利益在里面，两百报三百，三个报五个，这都是司空见惯的招数。
04、凭空捏造
这类报销常见于业务招待费，业务员给你说某天和某个客户去吃饭，维护关系，实际上是压根没有去找客户，只是拿了些自己的餐饮费来报销，一来显示自己工作尽心尽力，二来还可以多几百块收入，何乐而不为？
这类报销方式很隐蔽，基本查无可查，因为你没办法证明招待费的真实性，总不能打电话给客户问某年某月某日你是不是和我们业务员去吃饭啦？别人肯定会白你一眼。
在财务管理过程中，要懂得绕弯，懂得曲线解决，懂得用柔和的手腕，巧妙地利用手中的权力，为自己开展工作创造更好的环境，这才是更成熟的处事之道。
1、重视“特殊费用”的控制
所谓“特殊费用”即可能存在“猫腻”的费用，比如差旅费的超支可能是因为互相攀比或爱面子；比如所谓的业务招待费，在多数企业已经演变成了“吃喝玩乐费”，再比如会议费、培训费、办公用品费等，都容易滋生腐败。
2、重视高管费用的控制
高管的职务消费一直是监控的难题，管理稍有不慎，职务消费就可能成为费用大头。监控高管职务消费，应重点关注：
敏感费用科目，如业务招待费、培训费、会议费、差旅费、办公用品费，这些科目猫腻较多；
❷ 费用报销，如何避免重复报销
可以使用费耘电子发票管理系统，来进行电子发票报销的查重管理。批量上传电子发票，系统将自动与数据库的数据进行比对，如果之前提交过相同的电子发票，就会提示重复录入并且标记预警发票状态；如果之前没有录入过，点击提交，就能够将发票全结构化信息自动生成台账，随时支持表格导出，电子发票原件随时可以下载。
另外系统支持员工账号登录进行发票录入，不会受地域和设备的限制，所以报销人员录入的发票会同步到财务的台账中，信息同步实时更新，无论何时何地报销都不会出现发票重复录入的情况。
